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Records Request

Picture of a manila folder with red green and blue papers. Folder says Student Records Request

Most student records (permanent/cumulative file) follow the student as they move from school to school. The middle school will request student records from the elementary school and the high school will request records from the middle school. High schools are required by law to maintain certain types of student records forever (contact the high school district office for historical records). Elementary schools usually will not have permanent student records unless the records are not requested by the next school.

All schools, however, must maintain student attendance records forever.

To request your elementary school attendance records, please call the district office at 707-542-5197 xt 2.

Please be ready to provide:

  1. Student's full name while attending school (includes multiple last names, middle names, and nick names)
  2. Date of Birth
  3. School/s attended, years, teachers (attendance records are by school, year, grade and then by teacher)
  4. Reason for the request (this helps narrow down what we need to locate)
  5. Best way to contact you when the records are located
  6. A photo ID is required to pick up copies of student records

If you prefer, you can complete this student records requests form and fax it to 707-542-6127 or email to superintendent@busd.org

More recent student records will be easier to locate. After 2009, schools were required to report attendance records to the California Department of Education electronically and those basic records can be accessed online by your school district. Older records are paper and, depending on the types of records, may take longer to locate.

 

Solicitud de registros

La mayoría de los expedientes de los estudiantes (archivo permanente/acumulativo) siguen al estudiante a medida que se traslada de una escuela a otra. La escuela intermedia solicitará los registros de los estudiantes a la escuela primaria y la escuela secundaria solicitará los registros a la escuela intermedia. Las escuelas secundarias están obligadas por ley a mantener ciertos tipos de registros estudiantiles para siempre (comuníquese con la oficina del distrito de la escuela secundaria para obtener registros históricos). Las escuelas primarias por lo general no tendrán expedientes estudiantiles permanentes a menos que los expedientes no sean solicitados por la siguiente escuela.

Sin embargo, todas las escuelas deben mantener registros de asistencia de los estudiantes para siempre.


Para solicitar sus registros de la escuela primaria, llame a la oficina del distrito al 707-542-5197 xt 2.


Esté preparado para proporcionar:

  • Nombre completo del estudiante mientras asistía a la escuela (incluye varios apellidos, segundo nombre y apodo)
  • Fecha de nacimiento
  • Escuela/s a las que asistió, años, docentes (los registros de asistencia son por escuela, año, grado y luego por docente)
  • Motivo de la solicitud (esto ayuda a reducir lo que necesitamos localizar)
  • La mejor manera de comunicarnos con usted cuando se encuentran los registros
  • Se requiere una identificación con foto para recoger copias de los registros de los estudiantes


Si lo prefiere, puede completar este formulario de solicitud de expedientes estudiantiles y enviarlo por fax al 707-542-6127 o por correo electrónico a superintendent@busd.org

Los registros de estudiantes más recientes serán más fáciles de localizar. Después de 2009, las escuelas debían informar electrónicamente los registros de asistencia al Departamento de Educación de California y se puede acceder a esos registros básicos en línea. Los registros más antiguos son en papel y, según los tipos de registros, puede llevar más tiempo localizarlos.

Photo of a row of cardboard boxes on metal shelves. The row goes on forever.